Käyttääkö organisaatiosi Microsoft 365:sta tiedon jakamiseen, käsittelyyn ja hallintaan, viestintään ja yhteistyöskentelyyn? Onko työskentely digitaalisessa työympäristössä hallinnassa vai alkaako olla merkkejä tietokaaoksesta?
Monissa organisaatioissa digitaalinen työympäristö kehittyy orgaanisesti, itsekseen monien osastojen, työntekijöiden ja toimintatapojen irrallisena summana. Työkaluja lisätään tarpeen mukaan, viestintäkanavia syntyy spontaanisti ja tieto leviää. Microsoft 365:n käytön aloittaminen on helppoa, mutta ilman suunnitelmallisuutta ja rakennetta ympäristö voi nopeasti tuntua pirstaleiselta sen sijaan, että se olisi yhtenäinen kokonaisuus.
M365 on digitaalinen tilasi
Kuvittele, että aloitat työpäiväsi tietäen tarkalleen, mistä aloittaa. Uutiset, asiakirjat, prosessit, projektit ja yhteistyöskentely ovat kaikki yhdessä paikassa eivätkä hajallaan lukemattomissa sovelluksissa. Sinulla on digitaalinen tila, johon palaat luontevasti pitkin työpäivää, joka päivä: et vain oikean tiedon löytämiseksi, vaan sen ymmärtämiseksi, mitä yrityksessä ja ympärillä tapahtuu, mikä on tärkeää ja mihin organisaatio on menossa. Haluat työskennellä tehokkaasti ja joustavasti kollegoidesi kanssa.
M365 tarjoaa enemmän työkaluja kuin koskaan – Teamsin, SharePointin, Vivan, Loopin, Plannerin, luettelot ja monia muita. Tässä M365-maailmassa on helppo tuntea olonsa ylikuormitetuksi. Monet organisaatiot ovat päässeet sen käytössä teknisesti pitkälle, mutta monilta puuttuu edelleen selkeä punainen lanka, joka sitoo työkalut ja mahdollisuudet yhdeksi kokonaisuudeksi. Parhaimmillaan oikein suunniteltuna ja käytettynä se tarjoaa rakenteellisen, helppokäyttöisen ja tuottavan digitaalisen työympäristön niin yrityksen johdolle ja tiimeille kuin jokaiselle työntekijällekin.
SharePoint Online, älykäs intranet, todelliseen digitaaliseen viestintään ja yhteistyöhön
Organisaatiosi SharePoint Onlineen pohjautuva intranet on ensimmäisenä aamulla toivottamassa sinulle hyvää huomenta. Se on todellinen digitaalinen viestintäalusta, jossa ydinidea ei piile uusien sovellusten lisäämisessä vaan yhteyksien luomisessa – rakenteiden luomisessa, jotka tuovat ihmiset, viestinnän ja yhteistyön yhteen paikkaan. SharePoint Online voi olla teillekin juuri sitä: digitaalisen työskentelyn keskus, joka yhdistää Microsoft 365:n parhaat puolet yhdeksi yhtenäiseksi kokemukseksi.
SharePoint Online intranet mahdollistaa tehokkaan, tuottavan ja innostavan päivittäisen työskentelyn tuoden yhteen tilaan niin sisäisen viestinnän, tiedonhallinnan kuin automatisoidut liiketoimintaprosessit.
Mitä Microsoft 365 tarjoaa viestintäalustana?
Sisäinen viestintä päätyy usein chat-ketjuihin, kokousmuistiinpanoihin tai sähköpostiketjuihin, jotka hukkuvat kaiken muun informaatiotulvan alle, jolloin tärkeät päivitykset jäävät huomaamatta. Tämä vaikeuttaa uusien työntekijöiden täydellisen yleiskuvan saamista yrityksestä ja vaikeuttaa jokapäiväistä työskentelyä kaikilla työntekijöillä ja tiimeillä. Ajan myötä tämä johtaa muuhunkin kuin turhautumiseen – se vaikuttaa sitoutumiseen, päätöksentekoon ja jopa yrityskulttuuriin.
Tästä syystä on erittäin tärkeää, että viestintäalusta on keskitetty ja huolellisesti suunniteltu, jotta se tukee sekä kaikkia työntekijöitä että liiketoimintaa.
Mitä aidosti modernin digitaalisen työympäristön rakentaminen vaatii?
Modernin digitaalisen työympäristön rakentaminen vaatii muutakin kuin oikeat työkalut - se vaatii suunnitelmallisuutta, näkemystä ja rakennetta. Pitää olla selkeä ymmärrys siitä, miten ihmiset käyttävät tietoa päivittäisessä työssään, kommunikoivat ja tekevät yhteistyötä keskenään sekä minkälaisten prosessien parissa työskennellään.
Nykyaikaisen SharePoint-intranetin tulisi olla enemmän kuin pelkkä asiakirjojen säilytyspaikka; sen tulisi toimia työtilana, joka edistää selkeyttä, läpinäkyvyyttä ja yhteistyötä. Sen tulee olla alusta, johon työntekijät voivat luottaa, joka ohjaa ja tiedottaa heitä sekä auttaa heitä saavuttamaan parhaat mahdolliset tulokset. Tärkeintä on, että alusta mukautuu muutoksiin, kasvaa liiketoiminnan mukana ja pysyy ajankohtaisena myös tulevaisuudessa, jossa tekoäly, automaatio ja uudet työskentelytavat ovat arkipäivää.
Kuulostaa inspiroivalta, mutta samalla myös haastavalta. Monet organisaatiot kamppailevat hallinnointiin ja turvalliseen yhteistyöhön liittyvien kysymysten kanssa. Lisäksi tietojen jäsentely siten, että se mahdollistaa innovoinnin rajoittamatta sitä, voi olla vaikeaa. Vakiotoiminnot eivät välttämättä aina riitä, kun käsitellään arkaluonteisia tai säänneltyjä tietoja. Ilman selkeitä käytäntöjä ja vahvaa tietopohjaa parhaatkin työkalut voivat jäädä vajaiksi.
Jotta tässä kaikessa onnistuu, on tärkeää tehdä asiat oikein heti alusta alkaen. Hyvin suunniteltu intranet luo perustan muullekin kuin pelkälle viestinnälle – se luo pohjan muutokselle. Se tarjoaa luotettavan ympäristön, jossa tieto on suojattu, käyttäjillä on vaikutusmahdollisuuksia ja organisaatio voi aloittaa digitaalisen matkansa seuraavan luvun.
Oletko valmis ottamaan seuraavan askeleen digitaalisella matkallasi?
Oikean rakenteen, vahvan perustan ja luotettavaan tietoturvaan perustuvan digitaalisen viestintäalustan ansiosta organisaatiosi on valmis muuhunkin kuin vain tämän päivän tarpeisiin – se on valmis tulevaisuuteen.
Tarkoittipa se työnkulkujen ja prosessien automatisointia, Microsoft Copilotin tehokasta käyttöä, tiedon täysimääräistä hyödyntämistä tai uusien työskentelytapojen luomista, polku eteenpäin alkaa tänään tekemistäsi päätöksistä.
Ja sinulle, joka luet tätä – jos jokin tästä resonoi nykyisten haasteidesi tai visiosi kanssa, kuulisimme mielellämme tarinasi. Koska aidosti modernin työpaikan rakentaminen ei ole tuote. Se on matka, joka kannattaa tehdä kumppanin kanssa, joka ymmärtää, minne haluat mennä.
Artikkelin on kirjoittanut Gustav Kaldner, Sales Engineer IIM, Konica Minolta Business Solutions Finland Oy
